Практическое руководство по работе бизнеса с электронными закупками.

Деньги – общее достояние. Каждому позволено брать столько,
сколько он хочет, – при условии, что он это может.
Вильгельм Швебель.

За рубежом считается, что наиболее надежным партнером в бизнесе является государство. Для Украины это в большей степени мечта, горизонт, к которому надо идти, чтобы государство (как Заказчик тендеров) оплатило организации-участнику все согласно контракту. И заплатила вовремя. На пути к получению прибыли Участник тендеров может пройти множество проверок контролирующими органами, а также ему необходимо защитить свою победу от недобросовестных конкурентов.

Для участников тендеров и электронных аукционов интересен рынок публичных закупок, потому что это связано с расширением каналов сбыта, планированием производства или сбытовой деятельности предприятия на определенный период. Когда приходит время, Участнику следует определиться: участвовать в публичных тендерах или остаться исключительно на рынке частного капитала.

Рассмотрим ситуацию, когда Участник (предприниматель / предприятие) решил принять участие в публичных закупках через электронные аукционы системы «Прозорро». В этой статье мы хотим поделиться опытом и дать советы по эффективному участию в подобных аукционах.

Большое количество информации в печатных СМИ и интернете приводит некоторых участников и Заказчиков к ступору и невосприятию информации. Поэтому форма подачи информации была согласована со специалистами в сфере государственных закупок, учтен опыт консультантов, участников, активных членов сообщества закупщиков и журналистов, которые уже почти 10 лет освещают события в сфере госзакупок и являются авторами профильного Информационного бюллетеня «Редукцион».

Итак, что нужно знать Участнику и как начать свою работу, чтобы выиграть тендер?

1. Ознакомление.

Система «Прозорро» является частью системы публичных закупок. Участнику важно ознакомиться с Законом Украины «О публичных закупках» и подзаконными нормативными актами, а также с регламентами тех площадок, на которых будет проводиться размещение тендерного предложения, с регламентом «Прозорро».

Это для Участника «Этап разработки концепции сбыта продукции и юридического обоснования своей деятельности».

Страница сайта регулятора публичных закупок – Минэкономразвития me.gov.ua
Страница сайта регулятора публичных закупок – Минэкономразвития me.gov.ua
Информация о системе «Прозорро» на веб-портале https://prozorro.gov.ua/ua/postachalniku/
Информация о системе «Прозорро» на веб-портале https://prozorro.gov.ua/ua/postachalniku/

2. Регистрация на электронной площадке (верификация вашей информации, внесение аванса на счет электронной площадки). Необходимо также получить логин и пароль к вашему Кабинету участника. Этот этап для Участника является «Организационным».

Предварительно аккредитованные электронные площадки
Предварительно аккредитованные электронные площадки
Страничка регистрации на электронной площадке zakupki.prom.ua
Страничка регистрации на электронной площадке zakupki.prom.ua

3. Маркетинг вашего предмета закупки (определение вашего предмета по классификатору ДКПП, ДК 021-2015 и др. в соответствии с приказом Минэкономразвития от 17.03.2016 № 454 «Об утверждении Порядка определения предмета закупки», цена предмета, активность конкурентов).

Поиск тендеров по коду вашего предмета закупки, закупок, которые успешно закончены или которые отменены. В начале формирования своего ценового предложения желательно провести анализ цен и предложений победителей. Извлекая информацию из каждого аукциона, не помешает сохранить информацию о ваших конкурентах: их регистрационные документы, документы, которые требовали для участия в е-аукционе.

Этот этап в деятельности участника можно считать «Маркетинговым исследованием рынка сбыта продукции (вашего предмета закупки и самой системы)».

4. Поиск тендеров, у которых указан статус «период уточнений» (за редким исключением – «период подачи тендерных предложений»). На этом этапе следует выяснить: сумму закупки, место поставки, требуется ли обеспечение предложения и обеспечение договора, тип закупки - допороговые или надпороговые, стоимость участия в выбранных торгах.

Это можно считать этапом «Предварительное решение об участии в тендере».

Поиск государственных закупок на электронной площадке zakupki.prom.ua со статусом – «период уточнений»
Поиск государственных закупок на электронной площадке zakupki.prom.ua со статусом – «период уточнений»

5. Согласно перечню выбранных тендеров Участнику необходимо перейти в каждый отдельный тендер и воспринять этот тендер как самостоятельный проект. По каждому проекту-тендеру закрепляется ответственное лицо, которое должно ознакомиться с тендерной документацией (или условиями участия в допороговых закупках) и приложениями к нему. Составляется план подготовки справок и оригиналов документов от сторонних организаций.

В интерфейсе вашего Кабинета, Участнику следует использовать функцию электронной площадки - отслеживание определенных вами тендеров. Через ваш Кабинет в случае непонятных требований написанных в тендерной документации, в период уточнения данных, вам необходимо написать Заказчику «обращение» по каждой проблеме, следить за разъяснениями Заказчика, следить за изменениями в тендерной документации.

Этот этап можно назвать «Периодом уточнений».

Знакомство в личном кабинете участника с предметом закупки «мебель для детского сада»
Знакомство в личном кабинете участника с предметом закупки «мебель для детского сада»

6. Определение цены предложения и минимальной цены вашего предложения в е-аукционе. Ожидаемая стоимость всех тендеров открыта для участника и можно с ней ознакомиться в объявлении о торгах.

Важный момент, Регламент электронных площадок не соответствует Закону Украины «О публичных закупках» в части ценового предложения Участника – оно ​​не может быть больше ожидаемой стоимости предмета закупки, определенной Заказчиком (система «Прозорро» не примет ваше предложение). При расчете минимальной стоимости предложения для Участника важно определиться, до какой минимальной цены он должен уменьшать свое предложение во время электронного аукциона (редукциона), чтобы не загнать себя в убытки - в случае, если цена будет ниже рентабельности.

Необходимо собрать все документы, предусмотренные требованиями документации Заказчика (не забывать об открытых государственных реестрах), и сделать скан-копии этих документов. Перевести эти документы в формат файлов, разрешенный электронной площадкой (например, pdf), и выдержать размер этого файла, который разрешается разместить на электронной площадке. В случае необходимости иметь возможность подписывать документы ЭЦП (электронной цифровой подписью).

Этот этап для Участника является этапом «Подготовки тендерного предложения».

7. Зарегистрироваться для участия в тендере. Оплатить участие в электронном аукционе. В период подачи тендерных предложений разместить документы и подать (ввести) цену вашего предложения через Кабинет Участника. До окончания срока подачи предложения у Участника есть возможность внести изменения в предложения и цены.

Этот этап для Участника – «Представление тендерного предложения».

8. В назначенное время проведения аукциона Участник обязан присутствовать в Интернете на модуле «аукцион». Со своего Кабинета Участник может перейти по ссылке – отправить всем желающим ссылки с возможностью просмотра проведения аукциона.

Участник должен проверить функциональные возможности компьютера, Интернета, рабочий план ответственного за участие в этом аукционе лица, подготовить дублирующий компьютер и альтернативный Интернет-канал. Важно – надо за полчаса до начала аукциона зайти через свой Кабинет участника в модуль аукциона.

В случае технических проблем – звонить в службу технической поддержки «Прозорро» и электронной площадки, фиксировать все технические сбои электронной площадки и модуля е-аукцион.

Это для Участника «Этап подготовки к аукциону.

9. После старта аукциона важно оценить рейтинг вашей позиции среди участников. В допороговых закупках, если вы один, то с вами будет заключен договор по предложенной цене. В случае подачи более двух предложений происходит аукцион на уменьшение цены – редукцион. В случае если ваша цена наименьшая, то вам предоставляется право изменения вашей цены на сумму более шага аукциона последним среди конкурентов. Ваш шанс в таком случае составляет 99% и зависит от технических возможностей вашей офисной техники и скорости Интернета.

Ранжирование предложений Участников в первом раунде электронного аукциона
Ранжирование предложений Участников в первом раунде электронного аукциона

В случае, если ваше предложение не имеет наименьшую стартовую цену, то ваш шанс равен 1%, и вас спасет или откровенный демпинг или квалификационная/техническая ошибка вашего конкурента.

Для Участника это «Этап активного участия в аукционе».

10. Победа в е-аукционе еще не является основанием для заключения с вами договора. На этапе квалификации Заказчик может осуществить любые манипуляции, и ваше предложение будет отклонено, например, из-за несоответствия техническим / квалификационным требованиям.

Необходимо помнить, что дополнить документы, которые требовал Заказчик, возможно только в установленный срок для подачи документов (для допороговых закупок есть исключения). Некоторые документы необходимо размещать после аукциона, и участнику, который имеет наименьшую цену, дается возможность добавить документы, в том числе, которые требуются для подтверждения квалификации победителя торгов.

Это «Квалификационный этап».

11. Этап обжалования процедуры закупки в контролирующих органах (АМКУ) или в суде.

Сайт органа обжалования надпороговых закупок amc.gov.ua
Сайт органа обжалования надпороговых закупок amc.gov.ua

12. Этап получения Решения органа обжалования (комиссии по рассмотрению обращений АМКУ).

13. «Этап заключение договора с Заказчиком».

14. «Этап поставки товаров, выполнения работ и оказание услуг, подписания актов / накладных, ожидания оплаты от Заказчика».

15. «Этап проверки закупки правоохранительными и контролирующими органами».

16. Заключительный этап – «Оплата поставленного предмета закупки Заказчиком».

Блок-схема: Этапы, которые Участник проходит при участии в тендерах в сфере публичных закупок на примере допороговых закупок и открытых торгов в надпороговых закупках).
Блок-схема: Этапы, которые Участник проходит при участии в тендерах в сфере публичных закупок на примере допороговых закупок и открытых торгов в надпороговых закупках).

Риски закупок

Несколько слов хотим сказать о рисках, которые Участник должен учитывать во время участия в тендерах в системе «Прозорро».

  1. Рыночные цены не защищены в сфере публичных закупок, побеждает предложение с самой низкой ценой на основании результатов проведения аукциона. Защита от демпинга отсутствует.

  2. Заказчики в допороговых закупках могут поставить дискриминационные требования, отклонить любое предложение, не выполнить решение комиссии по рассмотрению обращений.

  3. Заказчики в надпороговых закупках выставляют технические требования к предмету закупки, после заключения договора увеличивают стоимость предмета закупки на 10 % (несколько раз), требуют максимальной отсрочки оплаты за выполненные поставки предмета закупки.

  4. Для участия в закупках ваша организация должна:

  • на 100 % соответствовать техническим требованиям, требованиям тендерной документации и квалификации организации-поставщика предмета закупки (сертификаты, лицензии, разрешения);

  • знать своих конкурентов;

  • знать Заказчика, посмотреть его годовой план, проверить, не оспариваются ли предыдущие торги (Реестр судебных решений, решения Антимонопольного комитета Украины).

Расчет вероятности победы Участником в электронном аукционе

Вероятность вашего выигрыша в электронном аукционе по системе «Прозорро» (баллы от 1 до 10), максимальное количество баллов составляет 270 (100 %) , при сумме баллов менее 135 (50 %) — вероятность вашей победы приближается к нулю.

Для примера. Участник — Фирма А создана в августе 2016 года, производитель, первый раз принимает участие в аукционе. В организации нет лица, закрепленного за подготовкой документов для участия в аукционе, не заключен договор с аутсорсинговой фирмой, цена на предмет закупки может быть существенно уменьшена, обжаловать в органе обжалования Участник не собирается, придать публичности нарушения Заказчика Участник не согласен, а в суде оспаривать решение органа обжалования и заключенный договор Участник не намерен, предмет закупки имеет высокую конкуренцию и постоянно действующий рынок (уголь), нет знакомых, которые могут пролоббировать интересы. Это усредненные данные по сфере закупок, которые мы использовали в таблице ниже.

А вот примерный портрет усредненного госпредприятия-заказчика: Заказчик малоизвестен, он проводит одни торги на год, он не собирается менять цены на 10 %, предварительной оплаты не предусмотрено, требование предоставления образцов, отсрочка оплаты — 180 календарных дней. (Таблица №1)

Таблица №1. Вероятности выигрыша Участника в электронном аукционе (анкета составлена на основании опроса Участников)

1Вы участвуете в е-аукционе не первый раз1
2Ваша организация не вновь созданная
3У вашей организации есть должностное лицо, закреплена за продвижением продукции через е-аукционы, и она прошла обучение на специализированных курсах относительно публичных закупок (в частности, системы «Прозорро»)1
4Для участия в е-аукционе вы сотрудничаете с аутсорсинговой организацией1
5Заказчик торгов вам неизвестен5
6Заказчик проводит менее трех торгов в год10
7Заказчик не проводит е-аукционы в допорогових закупках по системе «Прозорро» (размещает отчет на е-площадках)1
8Заказчик проводит е-аукционы в допороговых закупках по другой системе, чем «Прозорро» (размещает отчет на е-площадках)10
9Вы не производитель, а посредник1
10Заказчик довольно часто отменяет торги на таком основании:
* в тендерную документацию необходимо внести существенные изменения или торги неактуальны;
* отсутствие дальнейшей потребности в закупке товаров, работ и услуг;
* невозможность устранения нарушений, возникших из-за выявленных нарушений законодательства по вопросам публичных закупок (ст. 31 Закона Украины «О публичные закупки»)
1
11Тендерный комитет постоянно работает в течение последних двух лет1
12Вы можете существенно уменьшить первоначальную цену вашего предложения по сравнению со стартовой ценой Заказчика торгов10
13Окончательная цена вашего предложения меньше, чем первоначальная цена вашего предложения, на 35 %10
14Ваше предложение (все документы) соответствует требованиям тендерной документации Заказчика10
15Если непонятны требования заказчика, то вы готовы направить Заказчику запрос на разъяснения по содержанию тендерной документации10
16Вы готовы заключить договор на основании существенных условий договора10
17Вы готовы отстаивать ваше предложение в надпороговых закупках в органе обжалования: 1) у вас предмет закупки — товар и услуги, являются средства 5 000,00 грн; 2) у вас предмет закупки — работы, есть средства 15 000,00 грн1
18Вы готовы отстаивать ваше предложение в допороговых закупках в комиссии по рассмотрению обращений, понимая при этом, что выводы в отношении нарушения, совершенного Заказчиком, необязательные для выполнения Заказчиком10
19О нарушении Заказчиком в сфере публичных закупок вы готовы написать в СМИ1
20Вы готовы оспаривать решение АМКУ в суде1
21Вы готовы оспаривать заключенный договор между Заказчиком и вашим конкурентом в суде1
22Вы знаете, что Заказчик может изменить на 10 % цены на предмет закупки1
23Заказчик предусматривает предварительную оплату1
24Требование Заказчика: Участник-победитель должен предоставить образцы в течение одного дня после проведения аукциона1
25Отсрочке оплаты менее 30 дней1
26Предмет закупки не имеет постоянно действующего рынка и высокой конкуренции1
27Вы имеете знакомых, которые могут пролоббировать ваши интересы1
Итог102

Вероятность победы Участника — Фирмы А в электронном аукционе очень мала и составляет 37,78 %, поэтому для победы в этом тендере нужно рассчитывать только на демпинг и минимальную прибыль. Для увеличения вероятности победы Участник должен бороться за свою победу, заключить договор с аутсорсинговой фирмой или принять специалиста в свою организацию, который бы занимался профессионально закупками. Поражения в аукционах не должны отбить желание Участника достичь положительных результатов в тендерах – то, что не вышло в этот раз, получится в следующий. Помочь в этом могут практические советы и конкретный алгоритм действий.

Алгоритм действий (советов) для Участника от Регулятора публичных закупок

Пять начальных шагов новичка (https://prozorro.gov.ua/ua/pochati-robotu/)
Пять начальных шагов новичка (https://prozorro.gov.ua/ua/pochati-robotu/)

Не откладывайте представление тендерных предложений до последнего. Мы живем в не идеальном мире, где могут отключить Интернет и электроэнергию, компьютер может зависнуть, а объем вашего предложения может быть настолько велик, что вы просто не сможете скачать пакет документов вовремя. Предложения, загруженные в систему, остаются абсолютно закрытыми для всех до завершения аукциона, поэтому не имеет значения, когда вы подаете предложение. Мы советуем начинать загружать всю необходимую информацию в систему минимум за час до завершения приема предложений:

  1. Убедитесь, что вы зашли на страницу аукциона в режиме участника, а не наблюдателя. Все ваши конкуренты будут называться «Участник 1», «Участник 2»…, а ваша строка должна называться «Вы». Если вы себя среди участников не нашли, немедленно позвоните в службу поддержки.

  2. Проверьте время начала аукциона. Сделайте так, чтобы у вас в этот период был стабильный Интернет. Каждый аукцион будет длиться от 30 минут до часа.

  3. Последний ход каждого раунда делает тот Участник, который подал предложение с самой низкой ценой. Попробуйте во время приема предложений сразу представить предложение не по плановой цене закупки, определенной Заказчиком, а по более низкой.

  4. Следите за временем вашего хода. Когда придет его время, внизу экрана откроется форма ввода ценового предложения. Для совершения хода вам предлагается 2 минуты. Убедитесь, что получили сообщение «Ваше предложение принято».

  5. Если конкурент ставит нереально низкую цену, не оставляйте аукцион. Во время рассмотрения предложений заказчик может отклонить предложение конкурента, если она не будет соответствовать условиям закупки (такие случаи не редки). Тогда заказчик будет рассматривать следующее по цене предложение.

Вопросы и ответы

1. На каком государственном веб-портале вы можете получить информацию о проведении электронных аукционов?

Ответ: Prozorro.gov.ua.

2. Через электронные площадки вы можете участвовать в надпороговых публичных закупках?

Ответ: Полный перечень площадок на веб-портале «Прозорро»: Prozorro.gov.ua или Таблица 2.

Таблица 2. Электронные площадки Площадки для допороговых и надпороговых закупок.
Таблица 2. Электронные площадки Площадки для допороговых и надпороговых закупок.

3. Через какие электронные площадки можно участвовать в допороговых электронных закупках, в частности, по системе Прозорро?

Ответ: zakupki.prom.ua и другие сайты государственных предприятий.

4. Какова стоимость участия в надпороговых и допороговых закупках по системе «Прозорро»?

Ответ: См. таблицу тарифов «Прозорро».

Таблица тарифов «Прозорро».
Таблица тарифов «Прозорро».

5. Какой порог публичных закупок для товаров и услуг?

Ответ: 200,00 тыс. грн для товаров и услуг; у заказчиков в отдельных сферах деятельности для товаров и услуг 1 млн грн.

6. Какой порог публичных закупок для работ?

Ответ: 1,5 млн грн для закупки работ у заказчиков в отдельных сферах деятельности для работ 5 млн грн.

7. Каким образом подать жалобу в надпороговых закупках? Назовите орган обжалования.

Ответ: Жалоба подается в орган обжалования – АМКУ через Кабинет на вашей электронной площадке. Адрес и реквизиты органов казначейской службы для оплаты обжалования находятся на сайте АМКУ: amc.gov.ua.

8. Каким образом обжаловать действия заказчика в допороговых закупках?

Ответ: Через Кабинет Участника вы можете направить обращение Заказчика (жалобу), и его будет рассматривать Комиссия по рассмотрению обращений.

9. Стоимость подачи жалобы в Орган обжалования?

Ответ: Для обжалования тендера на закупку товаров и услуг стоимость подачи жалобы составляет 5 000,00 грн; для обжалования работ стоимость составляет 15 000,00 грн.

10. Сколько процентов составляет тендерное обеспечение и обеспечение договора?

Ответ: Размер обеспечения тендерного предложения в денежном выражении не может превышать 0,5 % ожидаемой стоимости закупки в случае проведения торгов на закупку работ и 3 % — в случае проведения торгов на закупку товаров или услуг на условиях, определенных тендерной документацией.

Размер обеспечения выполнения договора о закупке не может превышать 5 % стоимости договора.

11. В сколько раундов проходит электронный аукцион по системе «Прозорро»?

Ответ: В три раунда.

12. Шаг е-аукциона определен в Законе Украины «О публичных закупках»?

Ответ: Шаг аукциона в диапазоне от 0,5% до 3% от указанной стоимости закупки Заказчиком.

13. Может ли Заказчик определять в допороговых закупках конкретное название предмета закупки и не указывать фразу «или эквивалент»?

Ответ: Да.

14. Предложение вашего конкурента 120 000,01 грн, ваше ценовое предложение 119 999,00 грн, шаг аукциона составляет 2 000,00 грн. В первом раунде участник-конкурент снизил свое предложение до цены 118 000,01 грн. Может ли ваше предложение в первом раунде составлять 118 000,00 грн?

Ответ: Нет, нельзя поставить такую цену, потому что она меньше, чем шаг.

15. У вас отсутствует оригинал справки, определенной как обязательная для представления в составе тендерного предложения в надпороговых закупках. Стоит ли принимать участие в е-аукционе?

Ответ: Не стоит.

16. Вы участвуете в допороговых закупках. В вашем предложении отсутствует справка, после аукциона в период квалификации вы дозагружаете этот документ к своему предложению. Должен ли Заказчик отклонить ваше предложение?

Ответ: Заказчик может квалифицировать (допустить к торгам) ваше предложение.

17. Вы участвуете в надпороговых закупках. В вашем предложении отсутствует справка, после аукциона в период квалификации вы дозагружаете этот документ к своему предложению. Должен ли Заказчик отклонить ваше предложение?

Ответ: Заказчик должен отклонить предложение на основании ст. 30 Закона Украины «О публичных закупках».

18. На рынке изменилась цена на предмет, который вы как победитель аукциона собирались поставлять Заказчику. Можно ли не заключать договор с Заказчиком?

Ответ: Участник может не заключать договор с Заказчиком.

19. На рынке изменилась цена на предмет, который вы как победитель аукциона собирались поставлять Заказчику. Можете ли вы рассчитывать на увеличение цены на 10 % вашего предмета закупки?

Ответ: Да, Участник может изменять цену предмета закупки согласно ст. 36 Закона Украины «О публичные закупки».

20. В конце года у Заказчика появилась потребность получить от вашей организации предмет закупки, который вы поставляли согласно договору с ним в течение текущего года. На какой % от суммы договора вы можете заключить договор исходя из определенных выше оснований?

Ответ: На 20 %.